Éléments clés d’un contrat de location
Que vous décidiez de faire appel à une société de gestion immobilière ou de vous autogérer, je ne saurais vous recommander à quel point il est vital de rédiger un bail formel ou un contrat de location. En cela, vous voudrez aborder les sujets suivants :
1. Noms de tous les résidents et occupants.
Chaque adulte (personne de plus de 18 ans) qui vit dans la location, y compris les membres d’un couple marié ou non, doit être nommé résident et signer le bail ou le contrat de location. Chaque résident est légalement responsable de payer le montant total du loyer et de respecter toutes les autres conditions du bail ou du contrat de location.
Cela signifie que si un résident saute et ne paie pas son loyer, vous pouvez légalement réclamer la totalité du loyer à n’importe lequel des résidents. Ensuite, si un résident emménage dans un colocataire non approuvé ou sous-loue l’unité sans votre permission, vous avez le droit de résilier la location et d’expulser tous les résidents, si nécessaire.
2. Coordonnées.
Envisagez d’exiger des résidents qu’ils communiquent avec vous par écrit à propos de certaines questions. Bien que les SMS et la messagerie instantanée puissent fonctionner pour certaines discussions, vous souhaitez pouvoir conserver un enregistrement fiable (et imprimable, au cas où vous auriez besoin de montrer à un juge) de toutes les communications avec vos résidents.
Par exemple, vous pourriez indiquer que les résidents doivent demander des réparations par écrit ou donner un avis de résiliation de la location en envoyant une lettre à une adresse désignée. Si vous acceptez d’accepter des e-mails, assurez-vous de vérifier régulièrement vos e-mails et de disposer de méthodes pour enregistrer (et sauvegarder) tout ce que vous envoyez et recevez.
3. Description de la location.
Inclure l’adresse complète de la propriété (y compris le numéro du bâtiment et de l’unité, le cas échéant). Vous voudrez également noter toutes les zones de stockage spécifiques ou les places de stationnement qui sont incluses. Par exemple, si la location comprend un stationnement assigné, assurez-vous d’inscrire le numéro de la place ou de la place. De même, spécifiez les zones auxquelles les résidents ne sont pas autorisés à accéder (comme un cabanon verrouillé dans la cour arrière).
4. Durée du bail.
Les contrats de location créent des locations à court terme (généralement mensuelles) qui se renouvellent automatiquement jusqu’à ce que le propriétaire ou les résidents résilient. Les baux, en revanche, créent des locations qui se terminent après une durée spécifique (généralement un an). Quelle que soit celle que vous utilisez, soyez précis : notez la date de début, la durée de la location et (si vous créez un bail) la date d’expiration.
5. Louer.
N’écrivez pas simplement le montant du loyer – précisez quand (généralement le premier du mois) et comment il doit être payé, par exemple par courrier à votre bureau, en ligne, par traite automatique, ACH, etc. vous vous conformez aux lois de votre état sur le paiement du loyer. Pour éviter toute confusion, épelez des détails tels que :·
- Modes de paiement acceptables (par exemple, chèque personnel uniquement)
- Si vous facturez des frais de loyer en retard, le montant des frais et le délai de grâce (le cas échéant)
- Tous les frais si un chèque de loyer rebondit
6. Réparations et entretien.
Votre meilleure défense contre les tracas de retenue de loyer et les batailles sur les dépôts de garantie est d’expliquer clairement vos politiques de réparation et d’entretien, y compris :
- La responsabilité des résidents de maintenir les locaux propres et salubres et de payer les dommages qu’ils causent (hors usure normale)
- Une exigence que les résidents vous alertent des conditions défectueuses ou dangereuses, avec des détails spécifiques sur vos procédures de traitement des plaintes et des demandes de réparation
- Restrictions sur les réparations et les modifications des résidents (par exemple, interdire toute peinture de l’unité à moins que vous ne l’approuviez par écrit)
En rapport: Dommages aux biens locatifs vs usure normale : comment faire la différence
7. Entrée dans la propriété locative.
Pour éviter les réclamations des résidents pour entrée illégale ou violation des droits à la vie privée, votre bail ou contrat de location doit clarifier votre droit d’accéder à la location. Vous pouvez (si cela est autorisé par les lois sur l’accès des propriétaires de votre état) avoir des politiques différentes pour différentes situations. Par exemple, vous pouvez donner un préavis de 24 heures avant d’entrer pour effectuer des réparations ou montrer le logement à des locataires potentiels, mais vous ne pourrez peut-être pas donner de préavis en cas d’urgence.
8. Dépôts et frais.
Évitez certains des conflits les plus courants et l’une des principales raisons pour lesquelles les propriétaires sont impliqués dans un procès entre propriétaires et résidents en étant très clair sur la disposition du dépôt de garantie. (Remarque : j’ai ajouté un exemple de feuille de frais de rétrofacturation que vous voudrez peut-être faire signer par un résident pour reconnaître les montants des frais qui peuvent être attendus lors du déménagement.)
- Le montant en dollars du dépôt de garantie (assurez-vous de respecter les lois sur les limites de dépôt de garantie de l’État)
- Comment vous pourriez utiliser la caution (par exemple, pour couvrir un loyer impayé ou réparer des dommages causés par le résident) et comment vous ne l’utiliserez pas (par exemple, vous ne l’accepterez pas à la place du dernier mois de loyer)
- Si vous vous attendez à ce que le résident reconstitue la caution au cas où vous deviez faire une déduction à mi-location (par exemple, si vous réparez une fenêtre, l’enfant du résident lance une balle pendant deux mois après le début de la location)
- Quand et comment vous retournerez le dépôt et comptez les déductions après le départ du résident (vérifiez les lois de votre état sur le retour des dépôts de garantie)
- Tous les frais non remboursables, tels que le nettoyage ou les animaux de compagnie (assurez-vous que votre état autorise les frais non remboursables)
9. Vos règles et politiques importantes.
Si une règle ou un règlement est si important pour vous que vous voudriez expulser un résident qui l’a enfreint, assurez-vous de l’inclure. D’autres règles moins vitales peuvent être écrites dans un document ou un addendum de règles et règlements distinct pour les faire signer et reconnaître lors de la signature du bail. Les propriétaires incluent généralement les politiques suivantes dans leurs baux et contrats de location :
- Aucune activité illégale: Pour limiter votre responsabilité potentielle, ainsi que pour aider à prévenir les blessures aux autres et à votre propriété, vous devez inclure une clause explicite interdisant les comportements illégaux et perturbateurs, tels que le trafic de drogue, la consommation de drogue et le bruit ou les nuisances excessifs.
- Fumeur: Vous avez le droit d’interdire ou de restreindre toute forme de tabagisme dans votre location. Si vous n’autorisez pas le tabagisme, vous voudrez peut-être noter que l’interdiction inclut toutes les formes de tabagisme, y compris la marijuana ou le vapotage. Si vous limitez le tabagisme, écrivez où et ce que les résidents peuvent fumer.
- Animaux domestiques: Vous avez le droit de restreindre ou d’interdire les animaux de compagnie dans votre location, à l’exception des animaux d’assistance et de soutien émotionnel. Si votre location accepte les animaux domestiques, incluez vos politiques relatives aux animaux domestiques. Indiquez le nombre d’animaux domestiques qu’un résident peut avoir et précisez les types, races et tailles d’animaux que vous autorisez. Notez également si les animaux doivent être tenus en laisse à l’extérieur de l’unité ou si les résidents doivent ramasser les déchets des animaux dans les aires communes ou dans une cour.
10. Autres restrictions.
Les lois fédérales, étatiques et locales peuvent vous obliger à divulguer certaines informations dans votre bail ou contrat de location. Par exemple, vous devrez peut-être informer les résidents de la peinture à base de plomb ou de l’historique des punaises de lit de l’unité. Vous voudrez également vous assurer que votre bail ou contrat de location ne viole aucune loi sur le contrôle des loyers, les lois anti-discrimination ou les codes de santé et de sécurité.
Encore une fois, je vous conseille vivement de demander à un avocat local du propriétaire-résident d’examiner votre bail ou votre contrat de location pour s’assurer qu’il est conforme à toutes les lois applicables.
