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Je ne l’aime peut-être pas ; cependant, je respecte le fait d’être PM. Les actions de PM sont nécessaires et difficiles. Ces activités peuvent être enrichissantes si elles sont bien exécutées. Les PM doivent être capables de réagir rapidement, et ces idées sont quelques-unes des leçons que j’ai apprises à mes dépens.
Qu’est-ce qu’être PM de toute façon ?
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En tant que chef de projet, vous êtes la coordination entre de nombreuses factions travaillant toutes ensemble pour accomplir une tâche plus vaste. Vous êtes le ciment pour maintenir les projets ensemble et vous êtes le nœud central du réseau de toile d’araignée parmi les membres de l’équipe.
Les chefs de projet absorbent les informations de toutes les parties prenantes et consolident ces contributions dans un plan d’action unifié. Ce plan définit le parcours de réalisation du projet. Les calendriers, les listes d’éléments d’action, la documentation et les réunions proviennent du PM pour diffusion. Les PM doivent être les premiers informés des problèmes, et ils travaillent souvent pour atténuer les risques pour l’ensemble du projet.
Comment être un bon PM ?
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Être un bon Premier ministre demande des efforts. Vous ne pouvez pas gérer passivement un projet et vous attendre à des résultats positifs. Vous devez agir.
Mes recommandations se sont développées au fil des années d’expérience. J’ai fait des erreurs et j’ai appris à intégrer des stratégies pour éviter mes transgressions précédentes. Bien que je ne dise pas qu’il s’agit de la liste d’actions « être tout/mettre fin à tout », je pense que ces stratégies peuvent planter les graines de vos propres activités.
Communiquez, communiquez et lorsque vous pensez que vous avez terminé, communiquez davantage
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Peu importe la taille de l’équipe ou la complexité d’un projet, je crois qu’on ne peut pas trop communiquer. L’équipe doit être au courant de l’état d’avancement du projet et des décisions prises pour en assurer le succès.
Éviter les problèmes sans les partager avec l’équipe est une erreur courante. Les PM doivent communiquer le bon, le mauvais et le très laid. Le fait de ne pas partager ces détails suscite la méfiance. Les rumeurs commencent et les histoires se déroulent. Communiquer la vérité renforce la confiance et l’unité entre les parties prenantes.
La fréquence est un équilibre, et les PM ne veulent pas surcharger l’équipe (ou eux-mêmes) avec des détails inutiles. Trop peu, les gens de l’équipe sont livrés à eux-mêmes ; trop, le PM peut sembler crier au loup. L’expérience sera un guide, et une approche commune est d’au moins une fois par semaine se connecter avec chaque partie prenante ou groupe. En cas de doute, faites l’erreur de communiquer plus que nécessaire en vous assurant d’avoir transmis votre message.
Gardez les graphiques, les rapports, les procès-verbaux et les mises à jour simples… La complexité engendre la confusion
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Tout le monde parle de MS Project®, de Primavera® ou d’une myriade d’outils pour gérer un projet. Au besoin, utilisez-les, tout simplement. Lorsque cela n’est pas nécessaire, utilisez l’outil le plus efficace possible, même Excel®.
Avec le volume d’e-mails que tout le monde reçoit dans un cadre professionnel, le défi est de lire et de digérer des volumes d’informations chaque jour. Plus votre message en tant que PM est complexe, moins il est probable que les parties prenantes le comprennent. Des graphiques, des tableaux et des puces simples résument les idées et utilisent les détails suivants pour renforcer le message.
Plus les MP compliquent le processus, plus le projet peut devenir ingérable. Même le projet pluriannuel le plus complexe peut être simplifié. Efforcez-vous de rendre vos mises à jour aussi claires que possible. Votre public appréciera la brièveté.
Les listes « RAIL » peuvent être votre meilleur allié…
J’ai appris à utiliser une « liste d’action d’élément en cours d’exécution (RAIL) » très simple pour capturer des informations. L’utilisation de cet outil dans les réunions rend les choses très simples et faciles à communiquer. J’ai inclus un format typique ci-dessus.
Ajoutez séquentiellement des éléments d’action à la liste par date. Décrivez brièvement la tâche à accomplir. Ajoutez la date d’échéance et la responsabilité. Le pourcentage de statut est mis à jour chaque fois que vous discutez d’un élément et seulement 100 % lorsqu’il est complètement fermé. Notes est un champ ouvert pour saisir des informations chaque fois qu’un élément est discuté.
En capturant ces éléments d’action, les PM ont un enregistrement des questions, des préoccupations et des détails discutés tout au long du projet. Le partage du fichier avec l’équipe lors des réunions d’examen ou en tant que pièce jointe dans les messages tient les gens informés. Les éléments ouverts sont facilement recherchés et les éléments terminés sont à titre de référence.
Chaque fois que le fichier est modifié, le PM peut enregistrer une copie par date/révision et conserver un enregistrement de travail de toutes les discussions tout au long d’un projet. En cas de divergence, recoupez les fichiers plus anciens en tant qu’élément d’enregistrement.
Communiquer de « mauvaises » nouvelles ou des problèmes
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Chaque projet sera confronté à des problèmes à résoudre. Dans notre monde actuel, les retards de la chaîne d’approvisionnement sont répandus dans presque tous les secteurs. Les revers de conception et les tests ratés peuvent retarder un projet de manière incommensurable. Vous aurez des problèmes, croyez-moi !
Donc que fais-tu? Garder ça pour soi et s’en occuper ? Limiter la discussion à une petite équipe ? Que dites-vous au client et comment ?
D’après mon expérience, vous identifiez d’abord le problème et en discutez au sein de l’équipe interne. Qu’est ce qui ne s’est pas bien passé? Comment est-ce arrivé? Identifier des solutions alternatives et mesurer la faisabilité.
Avant d’avoir 100% des réponses, j’engage mon client. J’explique la situation, et je définis quelques-unes des alternatives énumérant les solutions potentielles. Je mesure l’impact sur le timing du projet. Ensuite, je demande leurs suggestions.
Impliquez votre client dans les problèmes. De nombreux clients apprécient la franchise et la possibilité de participer au processus. Ils peuvent ne pas être heureux ; cependant, ils ont un intérêt dans la solution. J’ai découvert que mes clients ont souvent des idées que nous n’avions pas prises en compte lors de la présentation du problème.
Ma plus grande conclusion est de ne JAMAIS cacher quoi que ce soit. Oui, vous allez mettre les gens en colère. Oui, les intervenants seront déçus. Oui, vous pourriez avoir des ennuis. Tromper l’équipe que « tout va bien » pour découvrir plus tard que vous couvriez ne fait que créer de la méfiance et de la peur. Soyez honnête et sincère, et vous verrez de meilleurs résultats lorsque vous traiterez des problèmes.
Dernier conseil
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La gestion de projet est souvent un travail ingrat et difficile. Tout le monde a géré un projet à la fois, que ce soit professionnellement ou simplement autour de la maison. Le travail de PM est difficile.
Vous pouvez maintenant planifier comment faire fonctionner le projet efficacement. Vous pouvez préparer vos modes de communication en les définissant avec l’équipe. Vous pouvez développer vos modèles pour simplifier la communication. Vous pouvez convenir avec les parties prenantes de la manière dont les problèmes sont présentés à l’équipe.
Avec un peu de planification, les PM peuvent créer des stratégies simples pour que le processus se déroule bien. Savoir comment gérer les actifs incorporels du projet vous permettra de vous concentrer sur les points à valoriser.
Enfin… exécuter ! L’intervenant compte sur vous pour réussir. Montrez-leur que vous pouvez livrer et faites de votre projet un succès ! Bonne chance, et sachez que j’apprécie vos efforts car je marche à votre place.
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