Que vous écriviez du code logiciel, développiez un dessin CAO, modifiiez un produit ou son outillage, et même éditiez un document, chaque fois qu’une copie est publiée de la tâche principale, une révision est introduite. Le contrôle de ces différentes versions d’une unité est essentiel au succès de l’ingénierie.
Pourquoi quelque chose d’aussi simple que de connaître une révision serait-il si critique pour les efforts d’ingénierie ?
- Rappel de produit – les consommateurs doivent savoir si leur produit est bon ou mauvais. La révision fournira ces détails.
- Cohérence – en suivant une seule révision, les efforts sont cohérents dans tous les domaines avec les spécifications définies.
- Suivi des efforts – si tout le monde a un document portant le même nom et travaille simultanément, comment le groupe sait-il quelle est la version la plus précise et la plus à jour ?
- Maintenir le contrôle – avec un programme de révision solide, vos processus resteront sous contrôle, ce qui permettra d’améliorer l’efficacité dans les limites de l’activité.
Cours pour un jeune stagiaire
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Ma première exposition au contrôle de révision a été la rédaction pour un grand équipementier automobile. A 19 ans, je créais et modifiais des dessins pour de grandes marques. J’avais un pouvoir que je ne comprenais pas entièrement – mes lignes et mes chiffres sur la page influenceraient des milliers de produits au sein d’une seule plateforme. Cette nouvelle autorité signifiait que mes erreurs se perpétueraient également dans le système.
Je manipulais des dizaines de dessins par semaine pour créer un dessin ou réviser un produit existant. J’avais la responsabilité de saisir les concepts d’ingénierie et de les présenter sur cette feuille de papier. Mes actions contrôlaient directement la façon dont les objets étaient fabriqués.
Chaque modification apportée à ce document devait être documentée. Si je déplaçais une flèche, je devais identifier le changement. Si j’ajoutais une ligne, supprimais un cercle ou même modifiais la couleur d’un élément, j’étais responsable de capturer ces changements dans une révision du document.
Si j’ai fait une erreur, tout le monde le savait.
L’appel de 4 heures du matin… de Chester
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Nous avions des vérificateurs dans le personnel qui examinaient chaque dessin pour plus de détails. En comparant l’ancien au nouveau dessin ou en examinant un tout nouveau design, ces vérificateurs étaient responsables de la précision. Chester était le plus dur et il a abusé de son pouvoir.
J’avais récemment apporté des modifications à un dessin de bloc moteur d’environ 20 pages. J’avais déplacé un cercle de boulons et quelques modifications supplémentaires. Par inadvertance, j’ai apporté quelques modifications à la zone principale du dessin lors de ma soumission finale.
Le téléphone a sonné sur mon bureau (avant les téléphones portables et la messagerie instantanée), et Chester était sur l’autre ligne. Il n’était pas content de moi et s’est mis à crier, à crier, à m’insulter et à me réprimander pendant 12 minutes… et cela a semblé beaucoup plus long. Chaque erreur que j’ai commise était un « tu es stupide #$%*, comment as-tu raté ça ? » question. Je me sentais mal.
Deux heures plus tard, le dessin est apparu sur mon bureau à partir d’un coureur. J’ai déroulé le papier et il a saigné de l’encre rouge. Une erreur marquée après l’autre. Sur certaines pages, les lignes rouges ont dépassé les lignes réelles dessinées en CAO.
Un dernier message sur la première page… « Vous devez changer la révision. Vous ne pouvez pas collecter ces erreurs sous l’ancienne version. Répare le maintenant. »
J’avais peur d’être viré.
La leçon
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Quand j’ai fini d’essuyer le sang (lignes rouges), j’ai soumis une nouvelle révision de mon dessin. J’ai travaillé sans relâche pour m’assurer d’obtenir chaque annotation faite par Chester. J’ai imprimé et réimprimé des copies du dessin pour m’assurer que chaque ligne était parfaite. J’ai transpiré en marchant dans le couloir jusqu’à sa boîte de réception. Déposant mon paquet de dessins dans son bureau, je me suis enfui en craignant le pire.
Deux jours plus tard, une liasse de dessins est apparue sur mon bureau avec une note. L’écriture était indubitable, c’était Chester. « Beaucoup mieux gamin. Deux autres choses rapides, et soumettre pour approbation. Vous avez appris votre leçon.
Whoa… J’ai esquivé une balle.
Pourquoi est-ce important?
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Lors du développement du « travail » au sein de l’équipe, les révisions peuvent devenir fastidieuses et elles sont souvent ignorées pendant le processus de création. Dès que vous soumettez quelque chose à quelqu’un en dehors de votre groupe, vous avez publié une version de votre produit de travail. Vous ne pouvez pas contrôler où il va, qui le voit ou qui peut le changer. Vous perdez la capacité de protéger les informations.
En ajoutant une révision chaque fois que quelque chose franchit cette ligne de contrôle, vous prenez un instantané de l’historique du produit. Vous enregistrez l’état de cet objet à cette date et heure. Vous en faites un morceau d’histoire.
Lorsque quelqu’un revient avec des questions sur ce produit ou cette unité, vous ne pouvez pas contrôler la façon dont il a reçu l’information ou comment elle a été manipulée. Vous ne pouvez contrôler que la façon dont il a quitté vos mains. Savoir dans quel état se trouve un élément lorsque vous le publiez peut éliminer de nombreuses erreurs et arguments. Cela peut également vous éviter des litiges.
Comment gérer le contrôle des révisions
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Beaucoup de gens penseront que c’est facile, et à la base, le contrôle des révisions est simple. La discipline et l’exécution sont dures… à cause des humains.
Une règle simple à suivre : si vous modifiez quelque chose après qu’il a quitté votre contrôle, révisez-le.
Par exemple, je vous écris une lettre confirmant un accord que nous avons conclu par téléphone. Je vous envoie cette lettre pour examen avant que nous la signions rendant l’accord officiel. Cette lettre est dans son état d’origine lorsque je la libère.
Lors de l’examen, vous constatez que j’ai mal tapé le prix de votre entreprise en transposant deux chiffres. Rien de grave, n’est-ce pas ? Je viens de le réparer et d’envoyer une nouvelle lettre. Nous sommes d’accord et nous signons la lettre. Deux ans passent et mon entreprise souhaite vous facturer conformément à l’accord. Vous avez deux lettres en votre possession, l’originale et la révisée. Quel prix est le bon? Sur quoi étions-nous d’accord ? Aucun de nous ne peut trouver la copie de la signature. Quelle valeur est correcte ?
Si une révision avait été incluse dans la lettre déplaçant la copie originale que nous appellerons « A » vers la copie de révision « B », la différence serait immédiatement résolue. « B » remplace « A », et j’ai un enregistrement du changement.
Cet exemple est trop simple pour prouver un point. Êtes-vous d’accord que ce problème de contrôle de révision est exponentiellement pire dans un assemblage multi-pièces similaire à votre voiture, un avion ou même votre téléphone portable ? Ajoutez des couches de logiciels et des variations dues à l’assemblage, et l’identification de votre produit devient plus difficile. Avoir un contrôle de révision robuste vous fera économiser beaucoup d’efforts à la fin.
