L’un des plus gros problèmes dans la gestion de travaux importants, complexes ou de grande envergure, y compris les projets de changement et de transformation, est que vous devez continuellement être à l’affût de ce que j’appellerai des problèmes à moitié cuits ou des signaux d’alerte précoce qui indiquent des défis peuvent être sur leur chemin, tout en dirigeant, construisant et livrant simultanément ce qui est dans votre mandat en ce moment.
Si vous êtes un chef de projet de changement ou chargé de diriger et de réaliser de grands changements dans tout ou partie de votre organisation, tout en équilibrant vos nombreuses (lire plusieurs !) activités quotidiennes, vous devez également équilibrer la surveillance des signaux d’alerte précoce.
Qu’est-ce que j’entends par signaux d’alerte précoce?
Par exemple, toute activité, nouvelle information ou comportement d’un intervenant principal qui attire votre attention parce que l’information est en contradiction, surprenante ou incompatible avec votre compréhension actuelle du contexte (et des détails) de votre travail de transformation.
Par exemple, s’il y a un changement soudain dans la haute direction de l’organisation, prêtez une attention momentanée et demandez-vous : « Qu’est-ce que cela signifie pour le travail de transformation dans mon mandat ? » La réponse décide s’il y a un impact, pas d’impact ou un besoin d’action de votre part, comme continuer à surveiller de près.
Les signaux d’alerte précoce sont l’une des meilleures sources d’information sur les problèmes potentiels, les risques et les menaces à la réussite de votre travail. Les signaux sont des indications de changements potentiels et inattendus qui pourraient affecter votre travail, votre projet ou vos activités complexes. Vous devez surveiller l’horizon en permanence pour savoir ce qui pourrait vous arriver.
Que faire?
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Alors, que faire lorsque vous êtes tellement occupé par votre travail quotidien pour intégrer également cette couche supplémentaire d’analyse ou de surveillance de l’horizon ?
Si vous en êtes capable et que votre budget le permet, vous entourer d’une équipe de collègues compétents vous aidera à développer une capacité supplémentaire pour faire le travail et à surveiller ces problèmes à moitié cuits et les signes avant-coureurs.
Il est important de savoir comment surveiller ce qui pourrait arriver à vous et à votre projet, car être préparé signifiera que vous aurez probablement jusqu’à 9/10 problèmes et que vous serez rarement pris au dépourvu.
Bien qu’il ne soit pas 100 % infaillible, surveiller l’horizon pour détecter les signes avant-coureurs de ce qui pourrait arriver signifie que vous gardez plus de contrôle sur votre projet dans son ensemble et que vous êtes également en mesure de rassurer vos parties prenantes et votre sponsor.
Les capacités exceptionnelles que vous recherchez dans votre équipe
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Dans mes expériences dans les tranchées en travaillant sur des projets en difficulté ou de grands projets complexes dans plusieurs industries, où l’incertitude règne, il y a trois capacités récurrentes chez les personnes avec lesquelles j’ai travaillé qui peuvent faire une différence pour votre succès, y compris anticiper les projets à moitié cuits problèmes. Vous voudrez peut-être en savoir plus sur les projets et les équipes en difficulté en lisant mon article de blog « Liste de contrôle en 6 points pour reprendre un projet et une équipe en détresse » ici.
Les personnes qui se démarquent sont celles qui ont la motivation de faire du bon travail, sont capables de joindre les points du projet sans informations complètes et sont douées pour pivoter dans l’incertitude.
Vous pourriez être surpris que je ne mentionne pas, dès le départ, des compétences exceptionnelles telles que des connaissances ou de l’expérience. En vérité et selon ma propre expérience, ce ne sont pas les plus importants, du moins au début. Les compétences et l’expérience peuvent souvent être acquises, y compris lors de projets complexes, complexes et de grande envergure. Je le sais parce que j’ai fait démarrer une toute nouvelle équipe avec moi dans le cadre du transfert du Brexit – en choisissant des personnes qui n’étaient pas les plus expérimentées mais qui étaient motivées, pouvaient rejoindre les points et étaient capables de pivoter rapidement et régulièrement.
Alors, passons en revue chacune des trois fonctionnalités remarquables un peu plus en détail :
Capacité remarquable #1 – Motivé
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Ce dont je parle ici, c’est ce qui motive la personne dans son travail quotidien. Certains sont poussés à faire leur travail quotidien et d’autres sont poussés à faire plus que leur travail quotidien sans qu’on leur demande. Ces personnes sont ce que j’appellerais des résolveurs de problèmes nés qui ne se contentent pas de faire leurs activités quotidiennes.
Rien n’est imposé de l’extérieur pour créer la motivation de cette personne ; plutôt la motivation vient d’un endroit profond à l’intérieur de l’individu. Ils sont motivés au-delà des incitations habituelles plutôt qu’ils sont motivés par un objectif d’ordre supérieur qui va au-delà d’un chèque de paie (bien que cela soit important). Je décrirais mieux ces personnes comme faisant un effort supplémentaire sans qu’on le leur demande.
Il ne s’agit pas nécessairement de demander aux gens de faire constamment un effort supplémentaire. Votre travail en tant que leader consiste à vous assurer que les choses restent aussi équilibrées que possible au sein de l’équipe et des efforts, mais avoir l’attitude vous dit quelque chose sur le type de personne que vous pourriez potentiellement avoir comme collègue et dans votre équipe. Et lorsque vous êtes limité par la taille de l’équipe, vous avez une petite équipe soudée, et en vérité, il y a peu de place pour les personnes qui ne sont pas prêtes à faire un effort supplémentaire.
Capacité remarquable #2 – Capable de joindre des points
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Les personnes qui joignent des points (connectent des informations qui ne semblent pas se connecter mais qui finissent par voir qu’elles le sont) sont capables de rassembler des informations provenant de différentes sources pour créer une image plus claire de quelque chose qui ne s’est pas encore révélé complètement (comme un demi- problème récurrent ou risque important qui n’a pas encore pris de l’ampleur).
Cette compétence est inestimable pour aider à anticiper et à traiter les problèmes qui n’ont pas encore « développé les jambes », c’est-à-dire des problèmes qui pourraient devenir beaucoup plus importants.
Les collègues capables de relier les points sont capables de voir ce qui peut être presque invisible pour la plupart des autres. Ce sont des personnes qui peuvent travailler confortablement même sans informations complètes et qui ont pourtant une idée de ce qu’il faut scanner, de ce qu’il faut demander « pourquoi », de quoi faire attention et comment agir si les choses changent, c’est-à-dire plus ou pivotent rapidement. Ils sont capables de voir les petites boules d’argent de mercure et sont capables de regarder et parfois de trouver l’énergie qui peut pousser chaque boule d’argent individuelle dans un plus grand bassin de mercure d’argent – c’est un problème avec les jambes dans notre analogie.
Ainsi, cette capacité à relier les points dépassera toujours les connaissances et l’expérience de mon livre. Bien sûr, il serait idéal d’avoir les deux types de collègues dans votre équipe : ceux qui sont nouveaux, avec un regard neuf sur un problème, et ceux qui pourraient être plus expérimentés et mieux informés. Cependant, cela nécessiterait alors que tous s’entendent en équipe pour établir la confiance afin de partager librement des informations, sinon avoir toutes ces connaissances et capacités ne donnera pas un bon résultat. Ce bit, bien gérer une équipe, dépend de vous en tant que manager ou leader. Soit dit en passant, les compétences peuvent être formées, mais des attitudes telles que la motivation et la volonté intérieure de comprendre et de faire un excellent travail ne sont pas si faciles à former ou à trouver.
C’est pourquoi je privilégierais toujours la motivation aux compétences lors de la sélection d’une équipe.
Capacité hors concours #3 – Capable de pivoter
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Je définis le pivotement comme une capacité à tourner ou à tourner rapidement. Pivoter, c’est comme regarder du velours qui bouge. Le toucher du velours est doux et sophistiqué pour certains, et c’est ce que j’entends par pivoter dans ce contexte. Les personnes capables de pivoter sont essentiellement capables de passer sans effort d’une tâche à une autre, d’un travail à un autre, sans aucune angoisse ni stress. Velouté. Au contraire, ils apparaissent dès qu’ils sont nécessaires, même s’ils ont peut-être déjà été très occupés.
Dernier mot
Comme la motivation est la chose la plus difficile à recruter et à identifier chez vos collègues, la meilleure façon de découvrir ce qui motive une personne est de lui demander : « Quelles sont les cinq principales choses qui vous motivent ? » Vous constaterez que si l’argent ou la récompense financière figure parmi les cinq premiers, ce n’est pas nécessairement le numéro un des cinq premiers. Intéressant, non ?
Un autre facteur de succès important est de vous assurer de sélectionner des personnes qui sont naturellement à l’aise avec le changement. Assurez-vous de passer du temps à comprendre si votre membre potentiel de l’équipe n’aime pas ou ne gère pas bien l’incertitude sur le lieu de travail ou dans son travail quotidien ; ils préfèrent plutôt la stabilité – rien de mal à cela d’ailleurs – mais cela signifie qu’ils ne sont pas nécessairement adaptés aux exigences énergétiques de la pression et de l’incertitude qui découlent d’un grand projet.
Alors, gardez cela à l’esprit lors de la constitution ou de l’évaluation des membres potentiels de votre équipe. Assurez-vous de faire correspondre les préférences d’environnement personnel d’une personne (occupé, stable, chaotique, calme) avec ses préférences. Ce sont des facteurs importants pour intégrer avec succès quelqu’un dans votre équipe et un facteur important dans le succès final du projet.
Sommaire
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En tant que leader ou gestionnaire de gros travaux entourés d’incertitude, il est important de scruter en permanence l’horizon pour détecter les risques émergents et les problèmes imminents. Il s’agit d’une capacité vitale qui doit accompagner vos nombreuses autres responsabilités et compétences.
Il est dans votre intérêt de vous entourer d’une équipe compétente qui peut vous fournir une capacité supplémentaire soit pour scruter l’horizon avec vous, soit pour que vous déléguiez une partie de votre autre travail afin que vous puissiez consacrer plus de temps à la numérisation, à l’évaluation et à l’atténuation. problèmes qui pourraient venir à votre rencontre.
J’aimerais entendre ce que vous en pensez et comment vous gérez la détection des signaux d’alerte précoce dans votre travail et vos projets de changement.
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